Appel à candidatures - Assistant.e administratif/ve du Pôle Études (IFT)

L’institut français du Togo recrute un(e) assistant.e administratif/ve du Pôle Études à compter du 1 septembre 2020.

Missions du poste

Sous la direction du directeur et de la directrice déléguée d’institut français du Togo, ainsi que de celle du responsable du Pôle Etudes, l’assistant.e administratif/ve est en charge des activités suivantes :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du public cible (étudiants et apprenants en langue) :
- accueillir, renseigner et orienter le public sur place, par téléphone et par mail avec amabilité ;
- recevoir, filtrer, orienter les appels et prendre des rendez-vous ;
- identifier et gérer la demande selon son degré d’urgence ;
- assurer un accueil de qualité valorisant l’image de l’institut (propreté du site, disposition des sièges...) ;
- gérer la réservation et tenir le planning des salles.

• Assister le/la chargé.e du centre de langues dans l’organisation des tests d’évaluation de langues et des cours :
- accueillir et orienter les apprenants et/ou candidats lors de leur processus d’inscription ;
- gérer la mise à jour de la base de données du public sur le logiciel Hanaf ;
- diffuser les courriels automatisés auprès du public (attestation d’inscription, attestation de niveaux etc.) ;
- saisir les inscriptions des candidats sur les plateformes de nos partenaires ;
- aider à l’organisation des sessions d’examens (impressions et agrafage).

• Organiser l’assistanat de l’espace Campus France et examens délocalisés :
o gérer la base de données des contacts de l’espace Campus France (établissements d’enseignement supérieur français et togolais) ;
o assister le responsable du pôle dans la mise à jour de la plateforme France Alumni et assurer une veille stratégique.

• Assurer les encaissements occasionnels des paiements inhérents aux activités du pôle.

• Assurer l’intérim de l’agent d’accueil de l’institut pendant ses congés ou absences.

Profil recherché

• Excellente connaissance du système d’enseignement supérieur français et togolais et des certifications de langue française ;

• Connaissance des principes fondamentaux du secrétariat ;

• Parfaite maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et de l’internet ;

• Aisance avec l’outil informatique (plateformes et logiciels de gestion) ;

• Capacité à chercher une information et la mettre en application ;

• Parfaite maîtrise de la langue française (niveau C2 exigé) ;

• Bonne maîtrise de l’anglais (niveau B1 à l’oral minimum) ;

• Niveau BAC+ 2 minimum (secrétariat/bureautique).

Qualités requises

• Sens de l’accueil (savoir écouter et conseiller) ;

• Rigueur, polyvalence et capacités d’organisation ;

• Goût pour l’administratif et le travail en équipe ;

• Force de proposition (communication) ;

• Gestion du stress et réactivité ;

• Capacité à prendre des initiatives et à se fixer des priorités ;

• Esprit de synthèse et d’analyse ;

• Discrétion vis-à-vis des données qui pourront être confiées ;

• Bonne présentation.

Conditions d’emploi :

- Poste basé au sein de l’institut, espace Pôle Etudes ;
- Contrat à durée déterminée (1 an) ;
- Volume horaire : 40 heures hebdomadaires du lundi au vendredi ;
- Rémunération : selon les conditions de rémunération de l’Institut français ;
- Être résident au Togo.

Pour postuler :

Un dossier complet de candidature (CV, lettre de candidature, copie diplômes/attestations de travail, copie pièce d’identité/carte CNSS et copie du titre de séjour pour les personnes qui ne détiennent pas la nationalité togolaise) est à adresser par voie électronique au plus tard le 5 juillet 2020, délai de rigueur, aux deux courriels suivants :

direction@institutfrancais-togo.com
administration@institutfrancais-togo.com

A mentionner en objet du courriel : Recrutement ASSISTANT.E ADMINISTRATIF/VE POLE ETUDES

Les dossiers papier peuvent être déposés sous pli fermé au niveau du secrétariat général de l’institut.

NB : Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Dernière modification : 18/06/2020

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